Pengertian, Tugas dan Tanggung Jawab Admin Ekspedisi

Pengertian, Tugas dan Tanggung Jawab Admin Ekspedisi

MayuhMacah.com - Admin Ekspedisi bisa dikatakan jantung tim ekspedisi, mereka mengawasi bagian-bagian penting dari perjalanan yang dilakukan oleh kurir atau pemimpin ekspedisi mulai dari aplikasi, hingga pelatihan dan program.

Petugas Administrasi Ekspedisi melapor kepada Kepala Ekspedisi dan Operasi Strategis dan bekerja sama dengan semua anggota tim ekspedisi lainnya.

Admin ekspedisi adalah orang-orang yang bekerja di bagian administrasi pada sebuah perusahaan transportasi pengiriman barang, dimana mereka berperan penting dalam menerima dan mengolah barang serta memberikan pelayanan yang profesional kepada konsumen sesuai dengan kebutuhannya.

Peran utama dari Petugas Admin Ekspedisi adalah untuk memastikan bahwa semua proses administrasi yang terlibat dalam pengiriman ekspedisi telah selesai, seperti contoh menyiapkan dan mengelola data administrasi barang, mengurus data pembayaran dan melakukan komunikasi dengan pihak yang bekerja sama dengan ekspedisi.

Tugas dan Tanggung Jawab Admin Ekspedisi


Beberapa tugas utama dari admin ekspedisi:

  • Menerima dan memproses orderan dari konsumen.
  • Kepemilikan file personel dan pengumpulan dokumentasi untuk anggota ekspedisi.
  • Menyiapkan dan mengelola dokumen barang.
  • Drafting komunikasi email dan dokumen panduan untuk anggota ekspedisi.
  • Memonitor status perjalanan atau Pelacakan paket.
  • Menetapkan tenggat waktu yang tepat untuk penyerahan dokumentasi.
  • Menyiapkan laporan harian, mingguan dan laporan bulanan.
  • Berhubungan dengan Tim Keuangan untuk memantau pembayaran.
  • Penyelesaian laporan kemajuan berkala dan bimbingan kepada Kepala Ekspedisi dan Operasi.
  • Menetapkan, mengembangkan, dan memelihara spreadsheet, database, dan informasi manajemen serta sistem evaluasi yang sesuai.
  • Kelola proyek satu kali dari waktu ke waktu, ambil tanggung jawab dari awal hingga akhir dan laporkan hasilnya.
  • Menangani pertanyaan internal dan eksternal dengan pemasok, mitra, dan pihak yang berkepentingan lainnya.
  • Berperan proaktif dalam acara yang direncanakan dan diselenggarakan oleh Tim Ekspedisi.
  • Di bawah arahan Pemimpin Ekspedisi, mengetik, menyalin, dan mendistribusikan program harian dan informasi lain sesuai permintaan.

Rincian tugas admin ekspedisi:

  1. Administrator bertanggung jawab untuk mengumpulkan data semua pengiriman sehingga mereka dapat mengelola pengiriman yang perlu dikirimkan ke pelanggan. Oleh karena itu perlu untuk menanyakan tentang rincian pengiriman.
  2. Admin pengiriman juga bertanggung jawab untuk memenuhi pesanan pelanggan, termasuk berat pengepakan, meminta detail paket, mencetak tanda terima, dll. Hal ini untuk memastikan bahwa paket tersebut sesuai dengan kontrak dengan pengirim sebelum pengiriman.
  3. Selalu memantau paket atau barang kiriman di perjalanan, admin akan bekerja sama dengan pihak kurir untuk selalu memonitor kondisi paket dan sampai dimana paket sudah dikirimkan, hal ini bertujuan ketika ada pelanggan bertanya tentang paket yang dikirimkan.
  4. Sebagai admin yang bertugas di kantor, biasanya ketika ada komplain dari pelanggan mereka langsung mendatangi kantor cabang dari ekspedisi yang digunakan. Maka dari itu harus sabar dan berpengetahuan luas dalam menyelesaikan keluhan pelanggan. 
  5. Tugas lain dari admin pengiriman adalah memastikan bahwa semua informasi terkontrol akurat. Dalam hal ini, admin harus meninjau informasi dengan cermat untuk menghindari kesalahan, seperti riwayat masuk dan keluar suatu barang, faktur khusus, informasi yang dikirim, dan alamat.
  6. Barang yang masuk ke gudang pasti setiap hari, oleh karena itu, mereka (admin) juga harus menyesuaikan inventaris barang yang masuk atau keluar dari gudang untuk memastikan ruang selalu tersedia saat bertambahnya paket nantinya.
  7. Administrator ekspedisi juga bertanggung jawab untuk mengawasi pengoperasian perangkat lunak logistik. Perangkat lunak yang paling umum digunakan sama dengan ERP atau perangkat lunak terkait manajemen administrasi lainnya. Bahkan jika kamu tidak memiliki pengalaman sebelumnya, kamu akan mempelajari cara menggunakan aplikasi tersebut saat pengumpulan data pada pekerjaan ini nanti.
  8. Beberapa orang mungkin bingung memilih jasa pengiriman yang tepat untuk mengirimkan produk atau barang mereka. Misalnya, jika pelanggan ingin mengirimkan barang pecah belah, pengelola harus menguraikan layanan yang tersedia sesuai kebutuhan, hingga harga berdasarkan berat dan ukuran barang.
  9. Yang terkahir, admin juga melakukan identifikasi barang yang dikembalikan oleh penerima untuk memberikan solusi. Contoh ketika ada barang yang rusak diakibatkan penumpukan barang di gudang atau kesalahan kurir, maka admin harus memberikan solusi atau menyampaikan ke pengirim bahwa barang rusak.

Persyaratan dan Keterampilan yang harus kamu miliki untuk bisa menjadi seorang Admin Ekspedisi


Berikut kualifikasi untuk menjadi admin ekspedisi:

  • Keterampilan organisasi dan administrasi yang sangat baik termasuk kemahiran dalam mengoperasikan program Microsoft Office dan bekerja dengan paket perangkat lunak ERP.
  • Perhatian yang cermat terhadap detail dengan kemampuan untuk memastikan akurasi dokumentasi.
  • Fasih dalam berbahasa Inggris secara lisan maupun tulisan.
  • Memahami administrasi pengiriman paket.
  • Keterampilan manajemen proyek dan waktu yang efektif, dengan kemampuan untuk merencanakan dan memprioritaskan pekerjaan untuk diri sendiri dan orang lain.
  • Kebijaksanaan dalam menangani informasi rahasia.
  • Memiliki pengalaman kerja di bidang administrasi.
  • Sama seperti kebanyakan pekerjaan, yaitu mampu bekerja dibawah tekanan.
  • Biasanya perusahaan memberikan kualifikasi umur di atas 25 tahun.
  • Memberikan segala Informasi yang bersifat publik kepada Konsumen terkait tentang Layanan yang ada di dalam Perusahaan.
  • Sebagai Admin ikut bertanggung jawab menangani komplain dari para konsumen.
  • Kemampuan komunikasi yang baik.
  • Mampu bekerja mandiri atau secara tim.

Menurut KBBI, ekspedisi adalah pengiriman barang, surat dan sebagainya dan bisa dibilang perusahaan pengangkutan barang.

Dari segi bisnis, ekspedisi transportasi sangat erat kaitannya dengan proses transportasi yang dilakukan oleh perusahaan. Dalam praktiknya, perusahaan selalu berusaha memberikan pelayanan terbaik untuk menjamin efisiensi dan efektivitas pasokan.

Gaji Admin Ekspedisi


Besaran gaji dari admin ekspedisi tergantung wilayah yang disesuaikan dengan UMR yang berlaku di daerah masing-masing, beberapa data gaji dibawah admin mengambil referensi dari situs jobstreet.co.id.

Untuk kota Jakarta berkisar 4.4 juta – 6.5 juta rupiah per bulan, Kota Surabaya berkisar 3.5 juta – 5 juta per bulan. Dari data tersebut bisa juga gaji yang kamu terima lebih kecil atau lebih besar dari gaji diatas melihat pengetahuan dan berapa lama kamu bekerja dan besar nya sebuah perusahaan.

Tips Rekrutmen Admin Logistik


Nah, bagi kamu yang membaca artikel ini untuk merekrut admin ekspedisi, beberapa tips dibawah untuk menetapkan standar kualifikasi pekerja yang ingin direkrut.

Pendidikan. Sebenarnya dalam hal ini minimal SMK/SMA sudah bisa, karena bidang admin ekspedisi tidak terlalu memperhatikan pendidikan, usahakan untuk melihat skill dan pengalaman yang dimilikinya jangan hanya fokus kepada seberapa tinggi pendidikan.

Situs lowongan pekerjaan. Manfaatkan keberadaan dari situs-situs lowongan pekerjaan ini untuk merekrut admin ekspedisi (pemilik perusahaan) atau mencari pekerjaan sebagai admin ekspedisi (pelamar).

Media Sosial. Gunakan media sosial seperti facebook, twitter, whatsapp dan linkedin untuk mencari info tentang pekerjaan sebagai admin ekspedisi, rekomendasi menggunakan grub facebook untuk mencari atau menyebar tentang pekerjaan admin ekspedisi.

Forum. Manfaatkan juga forum online seperti kaskus atau forum online lainnya mengenai tugas, keterampilan yang dibutuhkan dan gaji admin ekspedisi.

Jadi, itulah pengertian tugas serta tanggung jawab sebagai admin ekspedisi, setelah kamu mengetahui beberapa tugas dan tanggung jawab administrasi ekspedisi dan ingin melamar pekerjaan pada posisi ini, tentu kamu akan lebih siap pada saat melamar nantinya.