MayuhMacah.com - Pelajari tentang dasar-dasar Kaizen, bagaimana Kaizen meningkatkan kualitas dan produktivitas, dan bagaimana kamu dapat mendorong peningkatan secara berkelanjutan di tempat kerja. Kita akan belajar apa itu Kaizen, prinsip, manfaat, faktor, konsep dan tahapan penerapan Kaizen.
Apa itu Kaizen?
Secara istilah Kaizen berarti “peningkatan berkelanjutan” atau “perubahan untuk menjadi lebih baik” atau secara simpel berarti perbaikan. Kaizen dalam bahasa jepang yaitu “Kai” memiliki arti Perubahan dan “Zen” memiliki arti Baik.
Secara filosofi, kaizen mempromosikan pola pikir di mana perubahan kecil yang dilakukan secara bertahap akan menciptakan dampak dari waktu ke waktu. Konsep ini pertama kali ditemukan oleh Masaaki Imai yaitu seorang ahli dari teori organisasi dan konsultan manajemen.
Beliau dikenal berkat karya tentang manajemen mutu, dan hal ini juga yang membuat Kaizen di negara Jepang menjadi teknik untuk penerapan dan peningkatan keterampilan manajemen serta mendorong pertumbuhan secara individu.
Apa manfaat Kaizen dalam dunia kerja?
Setiap karyawan, di setiap area, secara aktif mencari hal-hal yang dapat mereka tingkatkan. Seiring waktu, perubahan kecil menghasilkan manfaat besar dalam efisiensi, keamanan, serta kepuasan karyawan dan pelanggan.
Kaizen dapat memberikan manfaat ini ke hampir semua lini industri, mulai dari manufaktur hingga perawatan kesehatan. Perbaikan tidak berhenti begitu solusi direalisasikan. Sebaliknya, setiap proses disetel dengan baik karena karyawan terus mencari area yang dapat ditingkatkan.
Dengan menerapkan konsep ini, perusahaan akan diajarkan untuk memiliki mindset yang tidak cepat puas dengan hasil yang didapatkan melainkan akan selalu membuat suatu perkembangan kecil secara kontinyu.
Bayangkan saja, jika semua orang di perusahaan kamu berfokus pada peningkatan berbagai aspek bisnis sehingga secara kolektif bisnis kamu beroperasi lebih baik setiap harinya, tidak peduli seberapa besar atau kecil perubahannya, selama membawa manfaat positif bagi bisnis kita, itu harus diterapkan.
Prinsip Kaizen
Karena menerapkan konsep Kaizen membutuhkan pengaktifan pola pikir yang benar di seluruh perusahaan, 10 prinsip yang membahas pola pikir Kaizen biasanya dirujuk sebagai inti filosofi.
- Lepaskan asumsi.
- Bersikap proaktif dalam memecahkan masalah.
- Jangan terima status quo. kondisi yang tetap, tidak ada perubahan apapun.
- Lepaskan perfeksionisme dan ambil sikap perubahan adaptif yang berulang.
- Cari solusi saat kamu menemukan kesalahan.
- Ciptakan lingkungan di mana setiap orang merasa diberdayakan untuk berkontribusi.
- Jangan menerima masalah yang sudah jelas; sebagai gantinya, tanyakan "mengapa" sampai mengetahui akar masalahnya.
- Pisahkan informasi dan opini dari banyak orang.
- Gunakan kreativitas untuk menemukan perbaikan kecil yang berbiaya rendah.
- Jangan pernah berhenti memperbaiki.
Mengapa kamu harus menerapkan konsep Kaizen?
Menerapkan Kaizen dengan benar di tempat kerja, kamu dapat mencapai hasil positif dalam berbagai aspek bisnis, mencoba yang terbaik untuk berkomitmen pada satu peningkatan kecil setiap hari. Ada banyak keuntungan jika menerapkan konsep kaizen:
1. Meningkatkan semangat kerja karyawan
Ketika kamu secara teratur melibatkan karyawan dalam proses perbaikan, mendengarkan pendapat mereka, meminta umpan balik dan saran, dan mendorong ide-ide baru untuk perbaikan. Pada akhirnya, membuat karyawan merasa berharga, memberi mereka tujuan atau goal, dan oleh karena itu akan mengarah pada peningkatan moral dan keterlibatan karyawan.
2. Meningkatkan kerja sama
Seperti disebutkan sebelumnya, menerapkan konsep Kaizen tidak seharusnya menjadi pekerjaan satu orang tapi wajib setiap orang dalam organisasi. Semua orang terlibat dalam mencoba menemukan kesalahan kecil dan secara bertahap memperbaiki dan meningkatkan. Ini mengarah pada peningkatan kerja sama tim.
3. Pemanfaatan sumber daya
Kaizen adalah tentang pemanfaatan sumber daya yang ada untuk membuat perubahan tambahan. Kaizen tidak mengharuskan investasi modal besar atau perubahan besar pada suatu proses. Sebaliknya, ini berfokus pada penggunaan sumber daya terbaik yang dimiliki perusahaan mana pun dan mendorong untuk mencari kekurangan.
4. Peningkatan Efisiensi
Dengan demikian, tujuan utama metodologi Kaizen adalah untuk meningkatkan efisiensi keseluruhan proses, yang pada gilirannya, meningkatkan efisiensi karyawan dan menyediakan lingkungan kerja yang tepat di mana karyawan dapat berkembang dan berkembang.
Bagaimana menerapkan Kaizen di tempat kerja?
Kaizen dapat diimplementasikan dalam siklus berikut untuk menciptakan lingkungan berdasarkan peningkatan terus-menerus. Metode sistematis ini mencakup langkah-langkah berikut:
- Melibatkan dan mendidik karyawan. Mulailah dengan mendidik karyawan kamu tentang konsep Kaizen dan libatkan karyawan, termasuk meminta bantuan mereka dalam mengidentifikasi isu dan masalah.
- Temukan masalah. Gunakan feedback dari semua karyawan, kumpulkan kemudian buat daftar masalah dan peluang potensial.
- Buat solusi. Ajak setiap karyawan untuk menawarkan solusi kreatif, dengan segala macam ide. Pilih solusi yang unggul dari ide-ide yang disajikan.
- Uji solusinya. Terapkan solusi yang sudah terpilih, dan semua karyawan harus berpartisipasi dalam pelaksanaan nya.
- Analisis hasil. Pada berbagai interval, periksa kemajuan, dengan rencana khusus tentang siapa yang akan menjadi titik kontak dan cara terbaik untuk membuat pekerja tingkat dasar tetap terlibat. Tentukan seberapa sukses perubahan itu.
- Jika hasilnya positif, terapkan solusi tersebut di seluruh organisasi.
- Yang terakhir, konsep Kaizen yaitu mengulang proses secara berkelanjutan dengan solusi yang sesuai, inilah saatnya untuk menstandarisasi solusi di seluruh perusahaan.
Kerangka Kaizen 5S
Kerangka kerja 5S adalah bagian penting dari sistem Kaizen dan membentuk tempat kerja yang ideal. Hal ini fokus pada penciptaan tatanan visual, organisasi, kebersihan, dan standarisasi untuk meningkatkan profitabilitas, efisiensi, layanan, dan keamanan.
Di bawah ini adalah 5S Kaizen:
- Seiri atau Urut (mengatur) : Pisahkan barang-barang diperlukan dengan yang tidak diperlukan.
- Seiton atau Mengatur (menciptakan keteraturan). Atur item untuk memungkinkan akses jadi mudah untuk bekerja.
- Seiso/Shine atau Kebersihan. Jaga agar ruang kerja tetap bersih dan rapi.
- Seiketsu/Standardize atau pembersihan standar.
- Shitsuke/Sustain atau Disiplin. Usahakan untuk melakukan secara berkelanjutan.
Akankah bisnis kamu diuntungkan dari Kaizen?
Mengadopsi Kaizen memiliki banyak manfaat yang meningkatkan produktivitas, keamanan, dan kepuasan baik karyawan maupun pelanggan. Beberapa keuntungan dari Kaizen:
- Peningkatan efisiensi kerja.
- Membantu mengetahui rincian proses sehingga kesalahan dapat diminimalisirkan.
- Membutuhkan kerja sama tim.
- Lebih sedikit sumber daya yang dihabiskan untuk inspeksi karena kesalahan yang sudah diminimalkan.
- Meningkatkan moral karyawan.
- Mendorong berpikir kritis.
Diatas adalah beberapa keuntungan jika menerapkan konsep Kaizen, tapi konsep ini juga memiliki kekurangan, yaitu:
- Tidak mudah mengubah pola pikir orang
- Jika hasil yang diinginkan tidak terlihat, karyawan dapat berkecil hati.
- Melatih karyawan tentang gaya manajemen baru bisa menjadi sedikit tantangan.
Bagian terpenting dari penerapan Kaizen biasanya adalah pengembangan pola pikir Kaizen. Karyawan harus dibuat sadar mengapa mereka melakukan pekerjaan yang mereka lakukan dan bagaimana untuk terus mencari cara untuk meningkatkan pekerjaan.